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Guide et Aide

Saisir des congés sur Top-Assmat

La saisie des congés dépend essentiellement du type de contrat en cours. En effet, la procédure varie que votre contrat soit en année complète ou incomplète. Pour rendre la saisie encore plus facile, nous vous détaillons également la procédure pour saisir des congés qui débutent en cours de semaine.

Voici tout d'abord une petite vidéo de présentation générale, mais surtout lisez bien la suite du guide détaillé en dessous ensuite  

Saisir et gérer les congés avec top-assmat

Céline continue sa présentation de top-assmat.com ! Elle vous explique aujourd'hui comment sont gérés tous les types de congés par le logiciel :)

Publié par Top-assmat sur jeudi 16 juin 2016

La saisie des congés en année complète 

Lorsque vous vous trouvez dans le cadre d'un contrat en année complète, vous devez tout d'abord cliquer sur l'onglet «congés» situé sur la fiche de l'enfant.

Un calendrier annuel s'affiche et il ne vous reste alors plus qu'à indiquer vos semaines et/ou jours de congés sur l'année.

Pour ce faire, rien de plus simple, cliquez sur le 1er jour de congés et suivez les informations indiquées sur la fenêtre qui s'ouvre :

  • quelle est la raison des congés ? (payé, exceptionnel, etc...)

  • Souhaitez-vous poser toute la semaine ou un seul jour ?

saisir_congé

  Si vous vous êtes trompé(e), pas de panique ! Cliquez à nouveau sur le jour en question et supprimez votre entrée.

Lorsque vous renseignez vos congés via l'onglet «congés» comme indiqué ci-dessus, ces derniers sont directement appliqués à l'ensemble de vos contrats.

Nous regardons s'il reste du solde de congés pour chacun des enfants :

  • si oui alors il est décompté
  • si non alors il est soit pris par anticipation, soit en sans solde.

Bien entendu le logiciel calcule automatiquement le nombre de jours acquis et/ou restants et fait le décompte pour vous !  

Pour en savoir plus sur le calcul des congés payés, c'est ici !

La saisie des congés en année incomplète 

Lorsque vous êtes en année incomplète, l'enfant ne sera pas accueilli durant plus de 5 semaines dans l'année.

Vous devez alors procéder en 2 étapes afin de saisir les congés sur Top-Assmat : 

 nous avons numéroté les étapes afin de rendre l'explication plus simple. Cependant vous êtes libre de commencer par l'étape n°2 et de finir par la n°1, l'ordre retenu ne changera rien aux calculs. 

Étape 1 : Saisie à partir de l'onglet «congés»

Tout comme pour un contrat en année complète, commencez par cliquer sur l'onglet «congés» sur la fiche de l'enfant. 

Sur le calendrier annuel qui s'affiche, vous allez indiquer les semaines de congés de l'assistante maternelle (dans la limite de 5 semaines de congés payés).

Pour ce faire, cliquez sur les jours et/ou semaines de congés que vous souhaitez poser et indiquez alors leur nature. 

saisir_congé

Étape 2 : Saisie sur le planning de l'enfant 

Puisque vous êtes en année incomplète, l'enfant ne sera pas accueilli durant plus de 5 semaines, vous devez renseigner ces semaines afin qu'elles ne soient pas décomptées comme étant des congés sans solde. 

Pour cela, rendez-vous sur la page de votre bout'chou puis cliquer sur l'onglet «planning» (en haut de la page). 

Vous pouvez alors visualiser un récapitulatif du nombre de semaines durant lesquelles l'enfant sera gardé ainsi que du nombre de semaines d'absence planifiées. 

A partir de cela, vous devez indiquer les dates d'absence planifiées.

absence_planifiée

Évidemment, il faut que les congés payés de l'assistant(e) maternel(le) soient pris sur les semaines d'absence de l'enfant. 

Le cas exceptionnel d'une semaine de vacances qui débute en milieu de semaine 

Lorsqu'une semaine de vacances est « à cheval » entre vos deux semaines (que nous appellerons semaine A et semaine B) il faut procéder de cette manière:

vous vous rendez sur l’onglet « planning » en haut de la page de votre bout’chou et vous indiquez  « absence planifiée » sur la semaine qui a le plus de jours d'absence (disons la semaine A). 

Vous indiquez les jours d'accueil tout de même effectués sur la semaine A en heures complémentaires en cochant « ne pas compter ». 

Sur la semaine B vous indiquez les jours d'absence, en cochant bien « ne pas déduire »

 Prenons un exemple

Juliette sera absente du mercredi 11 au mardi 17 mai inclus. Comme nous pouvons le constater, il s’agit d’une période “à cheval” entre la semaine A allant du 09 mai au 15 mai et la semaine B allant du 16 mai au 22 mai. 

Afin d’enregistrer cette absence planifiée de la bonne manière, c’est très simple : Rendons nous tout d’abord sur la page “planning” de Juliette et indiquons une absence planifiée sur la semaine A (du 09/05 au 15/05). 

Ensuite, afin de régulariser les vrais jours de présence et/ou d’absence, allons sur la page “présence” de l’enfant. Sur la semaine A (du 09/05 au 15/05) nous constatons qu’aucune présence n’est enregistrée alors que Juliette sera présente le lundi 09 et le mardi 10. Pour corriger cela, il faut indiquer les jours d’accueil effectués manuellement en veillant à bien décocher la case “compter ces heures”. 

Au niveau de la semaine B (du 16/05 au 22/05), nous voyons que les heures d’accueil habituelles sont inscrites automatiquement le lundi, le mardi, le jeudi et le vendredi or Juliette sera absente le lundi 16 et le mardi 17. Afin de régulariser cela, il faut cliquer sur ces journées et enregistrer l’absence manuellement en faisant attention de ne pas cocher la case “déduire cette absence”. 

Ainsi vous vous retrouvez avec exactement le même nombre d'heures comptées, vos indemnités d'entretien calculées correctement, et une semaine d'absence planifiée correctement décomptée.

Et voila, le tour est joué ;)